¿Qué es la gestión administrativa y para qué sirve?

La gestión administrativa es el acto de supervisar y dirigir las operaciones de una organización. Esto incluye la gestión del personal, los recursos físicos y los recursos financieros. La gestión administrativa no se trata solo de ser un jefe, sino también de adaptar su estilo de gestión a diferentes personalidades y situaciones sin dejar de ofrecer la misma visión.

En efecto, la gestión administrativa se aplica en diferentes técnicas y procedimientos para darle un uso mas eficaz.

Nos gustaría también resaltar, la importancia que tiene la gestión administrativa en una empresa y cómo una mala gestión puede suponer elevados costes para esa misma empresa. Así como, una buena gestión puede reducir costes y agilizar los procesos del negocio. Existen procesos administrativos en empresas que son una autentica pesadilla, tanto para sus empleados como para sus proveedores.

Si ponemos el ejemplo de la facturación de la empresa, se pueden conocer casos, donde hay empresas que tienen procesos de gestión de cobros y pagos muchísimo más complicados, burocratizados, lentos e ineficientes. Lo mismo se puede decir con el tema del tratamiento de datos del negocio y la gestión de la documentación. Estos son temas que se pueden llevar de forma rápida y eficiente, si contratas el profesional adecuado, o bien, hacerlos muy difíciles y lentos si no tienes ni idea de la gestión adecuada.

Principales funciones de la gestión administrativa

Las principales funciones de una gestión administrativa eficiente en una empresa son:

Planificar y organizar el trabajo del factor humano que la compone
Gestionar el tiempo que dedica cada factor humano de forma eficiente por medio de la digitalización
Gestionar los horarios de las jornadas de trabajo, así como, las vacaciones y los días de descanso de cada uno de los trabajadores
Asegurar procesos de comunicación adecuados entre todos los miembros de la empresa

Elementos de las funciones de la gestión administrativa

En lo que respecta a la planificación, se diseñará metas y objetivos para establecer los recursos necesarios y las actividades que se tienen que realizar en un determinado tiempo.

Con la organización se diseña una estructura que se encargará de distribuir los recursos humanos y también los económicos de los que dispone la empresa, para poder desarrollar su trabajo y alcanzar los objetivos que se hayan planificado.

En el control, se verificará que las tareas diarias avanzan adecuadamente, con el fin de optimizar la toma de decisiones. Por otro lado, se reorientará algunas actividades, se corregirá algunos problemas y se evaluará los resultados.

Con la gestión administrativa de dirección, se puede incentivar a los empleados y mantener una comunicación fluida con todas las áreas de la organización.

Gestión Administrativa: Beneficios de su uso adecuado

Una empresa que aplica una adecuada gestión administrativa tiene muchos beneficios. Mencionaremos a continuación algunos de los más importantes:

El empresario conocerá de una forma global los avances conseguidos por la empresa en materia de calidad.
Habrá un incremento de la participación del personal y se sienten más implicados en el proyecto empresarial. Cuando se emplea la gestión administrativa de forma correcta, permite que se puedan aplicar todos los procesos de manera eficaz. Esto genera un incremento de la productividad.
Otro beneficio es el aumento de participación de los clientes y proveedores lo que conlleva una mejora en la rutina y en los procesos técnicos de la organización.
Se maximizan los usos de los recursos. Al tener bien definidos los objetivos, las estrategias y los equipos de trabajo se pueden ahorrar todo tipo de recursos innecesarios.

Principales objetivos de una gestión efectiva

Los objetivos que se pueden lograr son: Maximizar los procesos implementados en la gestión administrativa para así poder mejorar el desempeño.

Lograr que el trabajo se realice de forma más sencilla y eficaz, para facilitar el logro de los objetivos. También, implementando una gestión administrativa eficaz se podrá ofrecer mejores bienes y servicios al mercado, mediante la utilización de nuevas tecnologías. Porque, las nuevas tecnologías mejoran las tareas e los procesos.

¿Qué tipo de administrativo buscan las empresas hoy en día?

Los administrativos al día de hoy se han adaptado a la transformación digital y al uso de herramientas informáticas, programas de gestión, internet y redes sociales.

Es importante saber que, un administrativo a la antigua usanza ya no aporta ningún valor hoy en día a una empresa. Porque un administrativo tiene que estar implicado en la digitalización de la empresa. También, en el buen uso de las redes sociales para crear marca, reputación online y cultura empresarial.

La especialización se ha generalizado para estos profesionales. Siendo así, en áreas muy concretas como, el departamento de recursos humanos, el departamento financiero o el de marketing, el administrativo debe poseer ciertos conocimientos específicos.

Un requisito importante para estos profesionales, puede ser el de saber idiomas, o el manejo avanzado de herramientas especificas en el caso del departamento financiero.

¿Qué trabajo desempeña el administrativo de empresas?

El personal administrativo desempeña unas tareas muy variadas. Estas pueden ser:

Redactar documentos e informes
Revisar documentos e informes
Archivar recibos, albaranes o hojas de calculo
Gestionar la comunicación de la empresa con los proveedores y los clientes

Si el administrativo lleva un departamento concreto, su trabajo puede ir desde la recepción de llamadas pasando por la gestión de documentos y archivos. Atención al cliente, o la actualización de las bases de datos.

El gerente administrativo suele contar con un equipo de trabajo a su cargo y estos tienen varias responsabilidades que cumplir.

Para una empresa es importante seguir una serie de reglas que deberán establecerse de manera organizada y sistemática. El fin principal de la gestión administrativa es que se puedan desarrollar todas las tareas metódicamente. Dependiendo de la especialidad en la que desempeñan su trabajo, pueden ocuparse cada uno de unas tares específicas.