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Gastos deducibles en el IRPF para autónomos: Guía de ayuda

mayo 25, 2021

Gastos deducibles en el IRPF para autónomos: Guía de ayuda

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Empieza la campaña de la Declaración de la Renta y para los autónomos es especialmente controvertida. Encima, el procedimiento se complica, pues Hacienda no suele tener completos todos los datos relacionados con los autónomos. Entre la información que tiene, puede variar en función de si el autónomo aplica el IRPF a sus facturas que puede ser variable en el tiempo.

Guía de Ayuda

Muchos quieren saber cuáles son los gastos deducibles y como poder hacer bien la Declaración, pero no encuentran la información adecuada para poder seguir correctamente los pasos. Otros cuenta con la ayuda de una gestoría para autónomos, que le lleva el trámite sin mayores complicaciones.

Siendo así, para conocer los requisitos a cumplir elaboramos esta guía de ayuda sobre los gastos deducibles en el IRPF para autónomos.

Requisitos para aplicar gastos deducibles en el IRPF para autónomos

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Los autónomos tienen que soportar una carga muy grande de obligaciones, cotizaciones e impuestos. Es por ello, por lo que es importante conocer cuáles son los gastos fiscalmente deducibles en 2021 y a los que pueden acogerse.

Los gastos que se pueden deducir son aquellos que son indispensables para el desarrollo de la actividad profesional del autónomo y de su negocio.

  • Los gastos deben de estar sustentados por una factura legal.
  • Deben estar vinculados con la actividad empresarial que realiza el autónomo.
  • Los gastos deben ir imputados en la base gravable del período de la declaración de IVA o IRPF.
  • Deben estar registrados contablemente por el autónomo en sus correspondientes libros de gastos e inversiones.

De estos requisitos, el más peculiar es el segundo. Para determinadas partidas de gasto el autónomo deberá demostrar que corresponden a su actividad profesional y no a su vida privada. Esto ocurre si el autónomo teletrabaja desde su vivienda propia, siendo necesario determinar el porcentaje del gasto que se puede afectar a la actividad y el que no.

Ten en cuenta que cualquier gasto relacionado a tu actividad es deducible, aunque, es importante justificarlo con documentación.

Gastos deducibles en el IRPF con factura en 2021

Gastos deducibles con factura

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  • Compra de bienes y servicios para el desarrollo de la actividad – Son todos los gastos que están relacionados directamente con el desarrollo de la actividad. Estos pueden ser; equipos y maquinaria, materias primas, utensilios, material para oficina, etc.
  • Cánones y arrendamiento – Si alquilas un local para el desarrollo de tu actividad como autónomo, puedes deducir este gasto, siempre que tengas la factura.
  • Publicidad y relaciones públicas – Estos servicios son deducibles ya que están directamente relacionados con la actividad ya que permiten dar visibilidad al negocio.
  • Conservación y reparación – Los gastos relacionados con reparación de averías y conservación de espacios que sean necesarios para la continuidad de la actividad económica. Los gastos de reparaciones con fines estéticos o de mejoras que no sean estrictamente necesarias no son deducibles.
  • Congresos, ferias y eventos – Si asistes a un evento, exposición o congreso para autónomos, ya sea como invitado o como ponente, que esté directamente relacionado con tu actividad será deducible los gastos, siempre y cuando esté sustentado.
  • Gastos de manutención – Estos gastos tienen un límite tanto dentro como fuera de España. Es necesario presentar factura legal. Deberás pagarlos con tarjeta corporativa o tarjeta personal, también pueden ser pagados en efectivo.

Otros gastos deducibles, pero de difícil justificación

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Hay algunos gastos deducibles pero que son más complicados que Hacienda los acepte. Son los gastos de difícil justificación. Entre ellos podemos encontrar:

  • Teléfono Móvil – Del teléfono móvil solo es deducible si la línea móvil es exclusiva para el uso de la actividad. Pero, si tiene un uso privado o personal ya no será deducible.
  • Uniformes de trabajo – La ropa para tus empleados o la tuya como trabajador autónomo es deducible solo, si se trata de uniformes o ropa de seguridad.
  • Comidas con clientes y representaciones – Solo podrán deducirse aquellos gastos que hayan sido estrictamente relacionados a la actividad comercial, no cuentan los relacionados con eventos sociales. 
  • Vivienda alquilada – Solo se puede deducir este canon si la vivienda que alquilas también sirve como centro de trabajo. Muy importante; esto requiere que pidas a tu casero dos recibos, uno para el alquiler de vivienda de uso habitual y otro por la parte afecta a la actividad. Sin embargo, es difícil de conseguir porque representa una retención del 19% y casi ningún casero está dispuesto a hacerlo.
  • Vehículos particulares – El vehículo debe ser afecto a la actividad, para que su compra sea deducible.
  • Y el gasto que mas controversia tiene, el gasto de vivienda para el desarrollo de la actividad – Si trabajas desde casa como autónomo, es probable que puedas deducir un pequeño porcentaje de los gastos de suministro. Por ejemplo, el agua, electricidad, gas, telefonía o internet, podrán deducirse en el porcentaje al aplicar el 30% a la proporción existente entre la superficie de la vivienda destinados a la actividad, respecto a la superficie total de la misma. Pero, para los casos forzados por la crisis sanitaria esto no se aplica.

Nota informativa relacionada con el último punto: Durante la crisis sanitaria, muchos autónomos se vieron en la obligación de realizar sus actividades desde casa. Y aunque la normativa habilita a los autónomos para deducir algunos gastos del hogar como parte de “gastos relacionados con la actividad”, Hacienda ha denegado esta ventaja fiscal al colectivo en aquellos casos que la actividad se realice desde casa por motivos de la pandemia. Han descrito esta situación como (ocasional y excepcional), y por eso, no entre dentro de los gastos deducibles para los autónomos en 2021.

Gastos deducibles sin factura

La normativa del IRPF referente a las dediciones, obliga a los autónomos a presentar siempre la factura reglamentaria. Sin embargo, existe una serie de gastos que no exigen factura para la deducción de los gatos en el IRPF. Estos son:

  • Pólizas de seguro
  • Cuotas de autónomos
  • Salarios y seguros sociales (si tienes empleados)
  • Gastos bancarios
  • Impuestos y tasas municipales (IBI, tasa de basura)
  • Gastos de contratos mercantiles: traspasos de locales, fianza de alquiler o escrituras de constitución de una sociedad

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